Conozca cómo dirigir eficientemente a distancia
La pandemia del COVID-19 ha impactado globalmente al mercado laboral y ha puesto a todos los líderes de empresas a hablar del trabajo remoto.
A algunas organizaciones les ha tocado cesar operaciones o reducir sus jornadas y ofrecimiento de servicios. Aunque una variedad de empresas sí ha logrado migrar exitosamente sus operaciones y equipos a los hogares, muchas de estas han tenido que hacerlo sin la infraestructura adecuada.
Se necesita un trabajo en equipo “a prueba de crisis”
Este virus nos ha reafirmado que, bajo las condiciones correctas, el trabajo puede continuar remotamente sin impactar la eficiencia.
El trabajo remoto cobra su importancia y luego de esta crisis, jamás será visto como una moda pasajera o disruptiva, sino como un sistema de trabajo necesario.
De quedar todavía empresas reacias a la idea de adoptar el trabajo remoto como opción, esta crisis probablemente les terminará de convencer en que no hacerlo es una amenaza para su negocio. Sus competidores ya están preparados para enfrentar estas eventualidades a gran escala.
El COVID-19 marca un hito en la historia del manejo de recursos humanos y proyectos y solo las empresas que logren adaptarse y diseñar estrategias de trabajo remoto eficientes sobrevivirán a los cambios.
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Cómo asegurar el éxito de un equipo remoto
A pesar de todos los beneficios que ofrece el trabajo remoto—tanto en reducción de gastos operacionales como en aumento en la productividad—si no se implementa correctamente, este plan puede convertirse en un fiasco.
El plan eficiente consiste en una buena estrategia de trabajo remoto y en la supervisión y el manejo de un buen líder, capacitado para poner en práctica la estrategia y dirigir al equipo.
La Estrategia
Una estrategia efectiva de trabajo remoto contempla las herramientas, la mentalidad y el enfoque para resolver asuntos como:
- Qué se requerirá del día a día
- Cuáles son las normas de horario y lugar
- Cómo será el proceso de manejo de proyectos
- Dónde se centralizará la información
- Cómo se establecerán reuniones virtuales
- Cómo mantener el trabajo en equipo, la confianza y la motivación
- Cómo brindar el mejor servicio al cliente y garantizar resultados
Mentalidad de confianza
Bríndele su confianza a su equipo remoto. Es cierto que usted no conoce qué hacen sus trabajadores remotos cada minuto del día, pero tampoco lo sabe de su equipo local. Básese en los estudios y estos indican que los equipos remotos son más productivos.
Un estudio realizado por Science Daily indica que la estructura, a pesar de ser muy beneficiosa para organizar las actividades humanas, también puede perjudicar gravemente la creatividad y productividad; por consiguiente, los empleados que trabajan desde sus hogares alcanzan niveles de creatividad más altos.
Enfoque en resultados
El fin del plan remoto es lograr los mismos resultados de éxito que se logran desde la oficina. El establecimiento de metas y objetivos, la comunicación interna, el manejo de proyectos; en fin, todo debe girar en torno a conseguir los resultados que mantienen viva a su empresa.
Herramientas necesarias para operar fácil y exitosamente desde la distancia
- Plataforma para la comunicación interna continua
- Plataforma para la gestión de proyectos
- Planificación efectiva y alineamiento del equipo
- Reuniones efectivas para dar seguimiento y evaluar resultados (diarias y semanales)
- Medidas para aumentar la motivación del equipo
- Programas en línea de capacitación y desarrollo del equipo
- Procesos y sistemas definitivos:
- Medir el tiempo invertido por empleado
- Gestión de proyectos
- Gestión de documentos en la nube
- Videoconferencias
- Servicio al cliente
El Líder
Si liderar presencialmente es difícil, imagine hacerlo a distancia.
El Instituto de Manejo de Proyectos reportó que un 90 por ciento de los proyectos de equipo incluyen uno a varios trabajadores que operan desde un lugar diferente al del resto del equipo y sus supervisores. Actualmente, un 80 por ciento de los gerentes en todo el mercado laboral supervisa a trabajadores remotos.
Liderar se considera más difícil que la ciencia espacial
Cuando se les preguntó a científicos de la NASA qué era más complicado, el liderazgo o la ciencia espacial, muchos de los más reconocidos y admirados científicos mencionaron el liderazgo. Se debe a que para ellos, el liderazgo es impreciso e involucra los comportamientos humanos complejos y cambiantes. En cambio, la ciencia espacial se puede entender con exactitud por medio de cálculos meticulosos que arrojan números precisos. Esta precisión da confianza. El líder, en algunos momentos, puede sentirse inseguro y si está desde la distancia, solo.
Los principios no cambian con la distancia
El buen líder debe hacer mucho más que solo rondar los espacios de trabajo. Ya sea dentro de una oficina o con un océano de por medio, los principios del buen liderazgo no cambian, solo que a distancia esta labor se torna un poco más compleja.
Un líder exitoso debe difundir la visión de la empresa, ejercer influencia en el equipo, dirigir conscientemente y promover el desarrollo de futuros líderes. La eficiencia del líder se medirá con los resultados que logre luego de fijar metas.
El líder como motor de la estrategia
Motivación y productividad
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Respetar el estilo de cada empleado
Es importante entender que cada empleado tiene su estilo. Para algunos será bueno que su supervisor se ponga en contacto con ellos diariamente, pero otros lo verán como micromanejo. El líder debe ajustar sus interacciones de acuerdo al perfil de empleado, sus preferencias y necesidades. No debe adivinar o asumir cuando se trata de empleados remotos. En cambio, debe preguntarles directamente cómo prefieren trabajar y cómo se les puedes ayudar para alcanzar el éxito.
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Empatía y actitud positiva
Los empleados están viviendo una crisis, al igual que el resto del mundo. Mantener un ambiente positivo y minimizar los niveles de estrés evitará que el equipo caiga en un “burn-out” o “se queme” y pierda su productividad.
Comunicación efectiva
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Aprender a comunicarse virtualmente
Hemos aprendido toda la vida a comunicarnos en persona. Ahora debemos realizar nuestro trabajo más importante de una manera un tanto incómoda. Se acaban las conversaciones cara a cara y el líder remoto debe aprender a comunicarse efectivamente por correos electrónicos y mensajes de texto, sacándole el máximo provecho a la tecnología a su disposición. De la misma manera, nutrir las relaciones virtuales.
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La palabra escrita aumenta en valor
Como la información se comparte a través de reportes, textos, e-mails, un empleado puede leerlos en un momento en que el resto del equipo esté durmiendo y no pueda responder a dudas. El texto necesita ser claro, preciso y proveer todo el contexto.
Procesos y estructura
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No asumir que lo descifrarán
Los equipos remotos normalmente necesitan procedimientos más definitivos, listas detalladas y modelos replicables. Esto facilitará el que visualicen los objetivos y metas en común.
Garantía de resultados
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El líder no puede ser indispensable
No se puede diseñar un plan en el que los resultados no se lograrán sin la intervención del líder. Un buen líder debe lograr resultados gracias a su habilidad de fijar metas claras y dirigir a un equipo a cumplirlas.
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Hacerlos sentir parte de la empresa y responsables por sus metas
El enfoque debe ser alcanzar las metas y no solo fijarlas. Nunca se debe asumir que el equipo está claro de ellas. Hay que presentarles el panorama macro para que entiendan que trabajan por algo más grande que sus tareas diarias.
Desarrollo del equipo
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Ser un buen “coach” y mentor
Para esto hay que entablar conversaciones genuinas en las que tanto el líder como el trabajador conversen. El líder debe escuchar; si habla todo el tiempo no estará capacitando bien al empleado.
Retroalimentación y observaciones
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Hay alguien pendiente a su trabajo
Cuando cometan un error, se le debe dejar saber de una manera consciente. De la misma manera, cuando hagan las cosas bien, se les debe reconocer públicamente.
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Solicitar retroalimentación
Un buen líder busca constantemente cómo mejorar y encuentra sus respuestas en conversaciones con su equipo. Tal vez el trabajador no quiere ser muy directo, pero el líder debe darle la vuelta y leer entre líneas—probablemente le tome más de un intento.
A poner el plan en marcha
Los fundamentos del liderazgo—fijar metas claras, crear relaciones, proveer motivación y corrección en resultados—no cambian si se está en el mismo cuarto de oficina o en países diferentes, solo que podría parecer más complejo.
Una empresa será invencible ante la adversidad si logra trasladar su operación con facilidad a espacios remotos. Mientras se entienda que los comportamientos humanos siguen siendo los mismos, se implemente una buena estrategia y se ponga a la disposición de los empleados todas las herramientas necesarias, nadie podrá identificar si los resultados se obtuvieron desde la oficina central o desde un rincón en el fin del mundo.